Désormais, il est possible de répondre de manière électronique à certains appels d’offres.

Outre les avantages liés à la " logistique " comme la réduction de la masse des documents transmis, l'absence de déplacement du salarié, la suppression des coûts postaux, la réponse dématérialisée aux appels d’offres permet avant tout un gain de temps et une gestion des documents plus facile.

Avant tout il faut répondre au marché public. La réponse s’effectue en différentes étapes :

Étape 1 : La recherche du marché
Le retrait du dossier de candidature peut se faire sur la plateforme du pouvoir adjudicateur ou via un portail de marchés en ligne comme www.boamp.fr ou www.marchesonline.com.
Cette opération nécessite obligatoirement une inscription préalable sur ces sites. Certaines plateformes proposent lors de l'inscription la création d'un compte pour recevoir par courriel l'ensemble des consultations en rapport avec votre activité.

Étape 2 : Remplir le dossier de candidature
Il s'agit de préparer différents éléments du dossier d'appel d'offres DC4 et DC5.
DC4 : lettre précisant la nature juridique de la candidature (seul, groupement, sous-traitant).
DC5 : document décrivant les moyens matériels, humains et techniques de l'entreprise candidate (situation fiscale et sociale).

Etape 3 : Authentifier les documents
Dans le cadre d'une réponse dématérialisée, la signature des documents se fait par le biais d'un certificat de signature électronique, véritable passeport électronique pour les échanges sur Internet.
Les certificats de signature électronique sont délivrés à des personnes physiques dans le cadre de leur activité professionnelle.
Le certificat contient différentes séries d’informations :

• Le titulaire (nom, prénom, service, fonction) et son entreprise (dénomination, Siret)
• La signature électronique (validité, longueur des clés…)
• L'autorité qui a émis le certificat
• L'autorité de certification

L'autorité de certification délivre les certificats de signature électronique. Elle joue le rôle de tiers de confiance et vérifie les informations contenues dans le certificat.
Par exemple, ChamberSign France est une autorité de certification, mise en œuvre par les Chambres de Commerce et d’Industrie françaises. Elle s'appuie sur le réseau national et européen des Chambres de Commerce et d'Industrie pour délivrer des certificats électroniques.

Les certificats électroniques sont délivrés sur différents supports. Ils peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur au travers d'un logiciel spécifique.
Il peut également s’agir de supports physiques, une carte à puce ou une clé USB équipée d’un module spécifique pour l'hébergement des certificats (module cryptographique). Les supports physiques permettent à vos certificats électroniques d'être utilisables aisément d'un ordinateur à l'autre. Côté sécurité, ils présentent certains avantages : aucune duplication de vos clés de signature n'est possible et l'accès au certificat se fait grâce à un code PIN personnalisé comme pour une carte bancaire (code librement choisi).

Un certificat électronique a une durée de vie de 2 à 3 ans. Son prix oscille entre 80 € et 200 € HT par an. Il varie en fonction du support du certificat (logiciel, carte à puce ou clé USB).

Etape 4 : Déposer sa candidature
Le dépôt de l'offre s'effectue en ligne, généralement sur le site de la collectivité en fonction de la solution choisie. Suit un accusé de réception du dépôt de l'offre.

Répondre aux marchés dématérialisés prend moins de temps ce qui permet d'être candidat pour un plus grand nombre d'offres !